Kennismaking nieuwe bestuur met de regio coördinatoren

Op 5 mei kwamen de Servas regio-coördinatoren (van boven de grote rivieren) en het nieuwe bestuur  bijeen in Friesland. Tijdens deze bijeenkomst hebben we onze ideeën en wensen m.b.t. het verbeteren van de organisatie en de communicatie met de regio’s en de leden uitgewisseld. Uitgangspunt is dat het bestuur wil weten wat er in het land onder de leden leeft, wat wensen en behoeften zijn en dat ze wil werken aan het vergroten van de onderlinge verbondenheid en verjonging van het ledenbestand.

Het was een zeer vruchtbare bijeenkomst: er is gebrainstormd waarna er concrete afspraken zijn gemaakt over zaken als:

• De benaming “regio-coördinator” wordt vanaf nu vervangen door contactpersoon. Achter het woord contactpersoon wordt de naam van de regio genoemd.
• Meer centrale rol voor de contactpersoon per regio in het onderhouden van contact met de leden.  Deze krijgt vooral de rol van verbinder in de regio, zodat leden elkaar weten te vinden bijv. door meer naar elkaar verwijzen als een Servas traveller op een tijdstip wil komen dat niet goed uitkomt.  De contactpersoon dient ervoor te zorgen goed op de hoogte te zijn van de hosts, de travellers en de day hosts in de eigen regio. Daarnaast organiseert de contactpersoon eens per 2 jaar een regio bijeenkomst, zodat het onderlinge gevoel van verbondenheid per regio versterkt wordt. In zo’n bijeenkomst kan naast inhoudelijke Servas zaken ook een gezamenlijke activiteit worden ondernomen. Door het elke keer bij een andere host thuis te organiseren leren de leden elkaar beter kennen. Een app-groep per regio aanmaken met alle leden waarbij  de contactpersoon en nog een ander lid als beheerder optreden, wordt in dit kader gestimuleerd. Dan is er i.h.a. sneller contact dan per mail.
• Er is een werkgroepje gevormd dat alle regels en de do’s en dont’s voor nieuwe leden in een overzichtelijk document zet. Dit kan bij het kennismakingsgesprek van de contactpersoon van de betreffende regio met het potentiële nieuwe lid als leidraad worden gebruikt en na afloop meegegeven worden.
• Een werkgroep Jongeren en Servas zal verder worden opgezet om aanwas van jonge leden te bevorderen. Hiervoor wordt nog een nieuw lid gezocht die mee wil denken in het uitwerken hiervan.
• Er is een werkgroepje gevormd dat een protocol opstelt hoe te handelen in geval van overlijden van een Servas lid.
• Het bestuur wordt ondersteund door de (regio-)contactpersonen bij het compleet maken van het archief, omdat diverse onderdelen daarin ontbreken.
• De website zal het komende jaar worden vernieuwd. Websites van bijvoorbeeld Frankrijk en Duitsland kunnen daarbij een inspiratiebron zijn om het geheel te moderniseren. Het bouwen van de website zal worden uitbesteed aan een professional. Wel worden nog mensen met affiniteit op dit gebied gezocht.  Wie wil de werkgroep daarbij komen versterken?
• Jaarlijks een landelijke activiteit door een van de regio’s laten organiseren.

Er is gesproken over Servas en contact leggen met vredesorganisaties. Door de peace secretary Heleen Hoek zijn de contactpersonen opgeroepen activiteiten van vredesgroepen in de regio onder de aandacht van leden te brengen.

Tenslotte is afgesproken om het overleg van het bestuur met de contactpersonen jaarlijks in november te organiseren. Dan brengen de contactpersonen eventuele punten in die bij de leden in de regio spelen, toetst het bestuur plannen aan de contactpersonen en wordt de ALV (die jaarlijks eind maart plaatsvindt)  voorbereid.       

Anke